Hoe je online administratie beheren?

Of liever een brochure?

Documenten worden vaak digitaal toegestuurd. Je krijgt documenten via mail, maar ook via websites die beveiligd zijn met een account en wachtwoord. 

Hier zetten we de belangrijkste tips op een rij:

Bekijk de documenten die in je mailbox aankomen. Zet een vlaggetje bij de mails die je nog moet lezen, beantwoorden of betalen. 

Zoek 1 of 2 momenten in de week waarop je dit rustig kan doen.

Maak mapjes aan in je mailbox met verschillende thema's (energie, telecom, school, loonbrieven,...). Heb je je mail gelezen en/of je rekening betaald? Zet deze dan in het juiste mapje of verwijder indien niet meer nodig. 

Sommige documenten krijg je toegestuurd via een ander online platform:

• my E-box (Belastingen, Vlaamse Zorgkas, Pensioen,...)
• Doccle (bank, mutualiteit, gemeente, ziekenhuis,...)

Je kan de documenten op my E-box en Doccle niet kwijtraken. Maar misschien kan je wél het wachtwoord en de gebruikersnaam kwijtraken die je nodig hebt om in te loggen. Want een veilig wachtwoord is soms moeilijk te onthouden.

Hoe kies je een veilig wachtwoord?

• Hoe langer, hoe veiliger.
• Combinatie van cijfers, hoofdletters en symbolen.
• Geen persoonlijke gegevens (namen, verjaardag,...).
• Gebruik telkens een ander wachtwoord voor een andere account.
• Gebruik tweestaps-verificatie, waarbij je extra moet inloggen via sms of een app. 

Hoe kan je een veilig wachtwoord makkelijk onthouden?

• Kies een wachtzin; een zin die alleen voor jou betekenis heeft.
• Schrijf je wachtwoord nooit op of vertel het aan niemand.
• Gebruik een wachtwoordkluis.

Izimi is een veilige digitale plaats om belangrijke documenten in te kunnen bewaren.

• Al jouw gegevens veilig in één digitale ruimte
• Alle data lokaal in België opgeslagen
• Beschermd met de expertise van het notariaat
• Veilige toegang via itsme®

Hoe lang moet je papieren bewaren? Sommige moet je je hele leven lang bewaren, andere maar 6 maanden.

Hier enkele veelvoorkomende papieren en de periodes hoe lang je ze moet bewaren:

2 jaar

• aankoopfacturen en garantiebewijzen van goederen
• energie, telecom en medische kosten (facturen en bewijzen van betaling)

5 jaar

• huur (contracten en betalingen)
• hypothecaire lening (bewijs van betaling)
• advocaten en notaris (erelonen en facturen)

7 jaar

• belastingaangiftes en bijbehorende bewijsstukken

10 jaar

• maandelijkse loonfiches
• bouwen en verbouwen (facturen en bewijs van betaling)

Tot aan je pensioen

• jaarlijkse loonfiches

Levenslang

• documenten van je medisch dossier (inentingen, röntgenfoto's,...)
• geboorte-, adoptie- of erkenningsakte
• testament
• documenten over huwelijk, samenwonen en scheiding

Bekijk hier hoe lang je documenten moet bewaren.

Je eerste stappen om je administratie te ordenen zijn gezet. Het is niet makkelijk om dit vol te houden. Dit kan je helpen:

Tips voor veilig online: